Política de Privacidade

O Time and Attendance é publicado pela Red Lotus Tecnologia da Informação Ltda. (CNPJ 49.623.066/0001-27), R. Padre Adelino, 570, sala 804, Quarta Parada, São Paulo, SP, 03303-000, Brasil ("Red Lotus", "nós"). No tratamento descrito aqui, a Red Lotus atua sob a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei nº 13.709/2018).

O Time and Attendance ("o app") é um app do Freshservice que lê o arquivo exportado pelo relógio de ponto, encontra os dias em que as marcações de um funcionário não batem com a jornada e pede a cada funcionário que explique ou corrija esses dias por meio de um ticket no Freshservice. Esta política explica quais dados o app trata e para onde eles vão.

1. Resumo

• O app funciona só com a sua própria conta Freshservice: tudo o que ele lê vem dela ou do arquivo que o agente de RH envia, e tudo o que ele cria é gravado de volta nela.
• O arquivo do relógio é lido no navegador do agente e nunca é enviado, armazenado ou transmitido a lugar algum. Nenhuma marcação e nenhum registro de frequência é guardado.
• Nada é enviado à Red Lotus nem a qualquer terceiro. O app não tem servidores nem banco de dados próprios; o que ele guarda fica no armazenamento de app da Freshworks da sua conta.
• O app não usa cookies, analytics nem serviços de relatório de erros.

2. O que o app lê

Quando um agente de RH executa o app, ele lê:

• o arquivo do relógio escolhido pelo agente, no navegador: os identificadores dos trabalhadores (CPF, PIS ou matrícula) e o horário de cada marcação
• da sua conta Freshservice, por meio da plataforma Freshworks e com a chave de API informada pelo administrador: os solicitantes (e, se a chave permitir, os agentes) com nome, e-mail, idioma, gestor e os campos de usuário identificador do funcionário (o CPF, PIS ou matrícula que o relógio usa) e jornada; os ids de grupo informados na instalação, para conferi-los
• o id, nome, e-mail e idioma do agente conectado, para verificar que ele pertence ao grupo de RH e mostrar o app no idioma dele

Isso é usado no navegador do agente para associar trabalhadores a funcionários e comparar as marcações com as jornadas. O arquivo e as marcações são descartados quando a execução termina ou a página é fechada.

3. O que o app grava

Só quando um agente de RH pede, depois de revisar o que foi encontrado, o app grava na sua conta Freshservice:

• um ticket por funcionário, com o funcionário como solicitante, atribuído ao grupo e ao workspace escolhidos na instalação
• uma resposta nesse ticket com os dias e o que foi encontrado, no idioma do funcionário, com o gestor do funcionário em cópia

O Freshservice envia o ticket e a resposta por e-mail ao funcionário e ao gestor, como faz com qualquer ticket.

4. O que o app guarda

No armazenamento de app da Freshworks da sua conta, o app guarda:

• as definições do RH: jornadas, calendários de feriados, formatos de arquivo CSV, regras, texto dos tickets e os nomes dos campos de usuário
• uma memória, por 12 meses, de qual funcionário (pelo id de usuário do Freshservice) teve qual dia tratado ou dispensado, para que uma execução posterior não o abra de novo
• a execução em andamento, até terminar: nomes e e-mails dos funcionários, e-mails dos gestores e os dias selecionados com suas marcações e ocorrências, para que uma execução interrompida possa continuar
• o histórico de execuções: data, período, nomes dos arquivos, nome e e-mail do agente de RH e quantos tickets foram abertos

O arquivo do relógio em si e as marcações dos dias sem nada a ajustar nunca são guardados.

5. Configurações de instalação

O administrador informa um domínio Freshservice, a chave de API de um agente, o id do grupo de RH, o workspace e o grupo dos tickets e um idioma. A Freshworks os armazena; a chave de API é um parâmetro seguro, criptografado pela Freshworks e usado só nos servidores da Freshworks. Ela nunca chega ao navegador dos agentes, e a Red Lotus nunca a vê. O app só chama a API da sua própria conta Freshservice.

6. Cookies e terceiros

O app não usa cookies, não usa analytics, não faz rastreamento e não carrega script nem fonte de terceiros.

7. Retenção e exclusão

As definições, a memória de dias tratados, a execução em andamento e o histórico ficam no armazenamento de app da Freshworks da sua conta enquanto o app estiver instalado; a memória de dias tratados é apagada depois de 12 meses. Desinstalar o app faz a Freshworks apagar esse armazenamento. Os tickets e respostas que ele criou são tickets da sua conta: a desinstalação os deixa no lugar, e eles podem ser editados ou excluídos como quaisquer outros.

8. Transferência de dados

O arquivo do relógio fica no navegador do agente. O que o app guarda fica na plataforma Freshworks, na região de data center da sua conta. A Red Lotus não recebe nem transfere nada disso. Onde a Freshworks hospeda a sua conta é definido pelo seu contrato com a Freshworks.

9. Seus direitos

Pela LGPD (art. 18) e leis semelhantes, você pode pedir confirmação, acesso, correção ou exclusão de dados pessoais. A Red Lotus não recebe dados do app, e tudo o que o app guarda ou grava fica na sua conta Freshworks, então o titular da conta controla esses dados; ajudaremos em qualquer pedido. Para os demais dados da sua conta Freshservice, veja a política de privacidade da Freshworks. Desinstalar o app interrompe todo o tratamento imediatamente.

10. Mudanças

Publicaremos as mudanças aqui e atualizaremos a data de vigência. Mudanças relevantes serão indicadas na página do app no Marketplace.

11. Contato

Red Lotus Tecnologia da Informação Ltda., info@redlotus.com.br, ou o formulário de contato (assunto "Privacidade" ou "LGPD").