El archivo del reloj, revisado. Un ticket por persona.
Cada mes RR. HH. recibe el archivo del reloj de fichaje y tiene que descubrir quién olvidó marcar, quién llegó tarde más allá de la tolerancia, quién marcó en feriado, y después escribirle a cada uno y perseguir las respuestas por correo. Time and Attendance lee el archivo en el navegador, compara cada día con el horario de trabajo del empleado en Freshservice, le muestra a RR. HH. lo que encontró y abre un ticket de ajuste por empleado, con el jefe en copia, para que el propio empleado responda.
El archivo en el navegador, el horario en Freshservice, el ticket en la bandeja del empleado.
La app corre dentro de Freshservice como página completa para el grupo de RR. HH. Cada trabajador del archivo del reloj se vincula con un solicitante por un campo de usuario de id de empleado, el CPF, el PIS o el número de empleado que usa el reloj, o por correo. El horario de trabajo, el jefe y el idioma del empleado también vienen de Freshservice. No hay servidor ni base de datos nuestros en el medio. Una app independiente de Red Lotus, partner autorizado de Freshworks.
Lee el archivo del reloj en el navegador
AFD brasileño en sus tres formatos oficiales, o cualquier exportación CSV descrita una vez en File formats. El archivo nunca se sube ni se guarda en ningún lado.
Compara cada día con el horario
Días de la semana, horas, pausa, tolerancia por marcación y por día, calendario de feriados. RR. HH. activa las reglas: sin marcaciones en un día laboral, número impar de marcaciones, llegada tarde o salida temprana, duración de la pausa, marcaciones en día libre o feriado, horas extra por encima de un umbral.
Abre un ticket por empleado
El empleado es el solicitante, el jefe va en copia, el texto sale en el idioma del empleado con tu propio asunto, apertura y cierre, y los días y marcaciones listados en el medio. Freshservice envía el correo y guarda la respuesta.
Lo que ve RR. HH.
Capturas de la app con una empresa inventada, Casa Ipê: todos los nombres, correos y números de abajo son ficticios. En las capturas la app está en inglés; la app está disponible en inglés y portugués.
Para equipos de RR. HH. que reciben el archivo del reloj cada mes.
En Brasil el AFD es el registro legal y cada ajuste necesita la palabra del propio empleado; en otros países es una exportación CSV y la misma persecución. La app hace la búsqueda y la escritura. RR. HH. se queda con el criterio: qué abrir, qué dejar fuera y qué hacer con cada respuesta.
AFD brasileño, los tres formatos
Portaria 1.510/2009, INMETRO 595/2013 y Portaria 671/2021, reconocidos desde el propio archivo. Nada que configurar.
Cualquier exportación CSV
Describe una vez, en File formats, las columnas de id, fecha y hora y el orden de la fecha. La exportación de cada mes se lee de la misma manera.
Una semana a la vez
La grilla de revisión se pagina por semana. Cada día muestra cuántas marcaciones tiene y por qué se resaltó, y los que ya se abrieron o descartaron en una corrida anterior aparecen marcados.
Nada se abre dos veces
Los días abiertos o descartados quedan en memoria durante 12 meses. Correr el mismo mes otra vez, o un período que se superpone con el anterior, no le escribe a nadie dos veces.
Retoma y reintenta
Una corrida interrumpida sigue desde donde se detuvo. Un ticket que falló se reintenta desde el paso final sin reenviar los que ya salieron.
Historial
Cada corrida con quién la ejecutó, el período, los archivos y cuántos tickets se abrieron.
Unos veinte minutos para instalar.
Dos campos de usuario
Agrega un campo Employee id y una lista Work schedule a los campos de solicitante, y dale a cada empleado el id que usa el reloj, un horario de trabajo, un jefe y un idioma.
Instala
Pega el dominio de tu Freshservice y la clave de API de un administrador, luego el id del grupo de RR. HH. y el workspace y el grupo a los que van los tickets. La página de instalación verifica la clave y los dos campos antes de dejarte instalar.
Configura en la app
Define los horarios de trabajo y un calendario de feriados, marca las reglas, escribe el texto del ticket y corre el primer mes desde la pestaña Run.
Funciona en Freshservice. Freshservice muestra las apps de página completa solo a los agentes, así que las personas de RR. HH. que la usen tienen que ser agentes del grupo de RR. HH.; los demás agentes ven un aviso y nada más. La app está en inglés y portugués (Brasil), y los tickets salen en el idioma del propio empleado, inglés o portugués.
El archivo del reloj nunca sale del navegador.
La app no tiene servidor nuestro. El archivo del reloj se lee en el navegador del agente de RR. HH. y nunca se sube ni se guarda. La app llama solo a la API de tu propio Freshservice, a través de la plataforma de Freshworks, y guarda las definiciones de RR. HH., el historial de corridas y una memoria de 12 meses de qué empleado tuvo qué día abierto o descartado en el almacenamiento de la app en la plataforma de Freshworks, dentro de tu cuenta. No se envía nada a Red Lotus ni a terceros: ningún script, CDN o servicio externo.
La clave de API de Freshservice es un parámetro de instalación secure: la plataforma de Freshworks la guarda cifrada y nunca la envía al navegador. Desinstalar elimina el almacenamiento de la app; los tickets y las respuestas son tuyos y se quedan en Freshservice.
Preguntas antes de instalar.
¿Cuánto cuesta?
USD 149 por cuenta de Freshservice al mes, sea cual sea el número de agentes. Freshworks hace el cobro, en tu cuenta de Freshworks. Nunca vemos tus datos de pago.
¿Modifica el registro de asistencia?
No. Abre el ticket con los días y las marcaciones en cuestión; el empleado responde en el ticket, y RR. HH. ajusta el registro en el sistema de fichaje o en la nómina con la palabra del empleado guardada.
¿Qué archivos de reloj lee?
AFD brasileño en los tres formatos oficiales, sin configuración, y cualquier exportación CSV una vez descritas sus columnas en File formats. Varios archivos pueden entrar en una misma corrida.
¿Y si alguien del archivo no está en Freshservice?
Los ids que la app no pudo vincular aparecen como avisos después de Analizar, y no se abre nada para ellos. Pon el id de empleado en el solicitante y corre de nuevo.
¿Qué pasa si la desinstalo?
Los tickets y las respuestas se quedan en Freshservice. Freshworks elimina el almacenamiento de la app: horarios, calendarios, reglas, texto del ticket, historial y la memoria de los días abiertos.
¿Dónde la consigo?
Está en camino al Freshworks Marketplace. Mientras no aparezca, habla con nosotros y la instalamos en tu cuenta como app personalizada.
Un mes de marcaciones, revisado en una tarde.
La instalamos, configuramos contigo los campos, los horarios y el calendario, y corremos el primer mes juntos. Hablemos.
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