O arquivo do ponto, revisado. Um chamado por pessoa.
Todo mês o RH recebe o arquivo do relógio de ponto e precisa descobrir quem esqueceu de bater, quem chegou atrasado além da tolerância, quem bateu em feriado, e depois escrever para cada um e cobrar as respostas por e-mail. O Time and Attendance lê o arquivo no navegador, compara cada dia com a jornada do funcionário no Freshservice, mostra ao RH o que encontrou e abre um chamado de ajuste por funcionário, com o gestor em cópia, para o próprio funcionário responder.
O arquivo no navegador, a jornada no Freshservice, o chamado na caixa de entrada do funcionário.
O app roda dentro do Freshservice como página inteira para o grupo do RH. Cada trabalhador do arquivo do ponto é ligado a um solicitante por um campo de usuário de matrícula, o CPF, o PIS ou o número de matrícula que o relógio usa, ou pelo e-mail. A jornada, o gestor e o idioma do funcionário também vêm do Freshservice. Não há servidor nem banco de dados nosso no meio. Um app independente da Red Lotus, parceira autorizada Freshworks.
Lê o arquivo do ponto no navegador
AFD nos três leiautes oficiais, ou qualquer exportação em CSV descrita uma vez em Formatos de arquivo. O arquivo nunca é enviado nem guardado em lugar nenhum.
Compara cada dia com a jornada
Dias da semana, horário, intervalo, tolerância por marcação e por dia, calendário de feriados. O RH liga as regras: nenhuma marcação em dia de trabalho, número ímpar de marcações, atraso ou saída antecipada, duração do intervalo, marcação em folga ou feriado, hora extra acima de um limite.
Abre um chamado por funcionário
O funcionário é o solicitante, o gestor vai em cópia, o texto sai no idioma do funcionário com o seu assunto, abertura e fechamento, e os dias e marcações listados no meio. O Freshservice envia o e-mail e guarda a resposta.
O que o RH vê.
Capturas do app com uma empresa inventada, a Casa Ipê: todos os nomes, e-mails e números abaixo são fictícios. Nas capturas o app está em inglês; ele também funciona em português.
Para o RH que recebe o arquivo do ponto todo mês.
No Brasil o AFD é o registro legal e todo ajuste precisa da palavra do próprio funcionário; fora dele é uma exportação em CSV e a mesma cobrança. O app faz a busca e a escrita. O RH fica com o julgamento: o que abrir, o que deixar de fora e o que fazer com cada resposta.
AFD nos três leiautes
Portaria 1.510/2009, INMETRO 595/2013 e Portaria 671/2021, reconhecidos pelo próprio arquivo. Nada para configurar.
Qualquer exportação em CSV
Descreva uma vez, em Formatos de arquivo, as colunas de matrícula, data e hora e a ordem da data. A exportação de todo mês é lida do mesmo jeito.
Uma semana por vez
A grade de revisão é paginada por semana. Cada dia mostra quantas marcações tem e por que foi destacado, e os que já foram abertos ou descartados numa execução anterior aparecem marcados.
Nada é aberto duas vezes
Os dias abertos ou descartados ficam na memória por 12 meses. Rodar o mesmo mês de novo, ou um período que se sobrepõe ao anterior, não escreve para ninguém duas vezes.
Retoma e tenta de novo
Uma execução interrompida continua de onde parou. Um chamado que falhou é tentado de novo a partir do passo final, sem reenviar os que já saíram.
Histórico
Cada execução com quem rodou, o período, os arquivos e quantos chamados foram abertos.
Uns vinte minutos para instalar.
Dois campos de usuário
Acrescente um campo Matrícula e um campo de lista Jornada aos campos de solicitante, e dê a cada funcionário a matrícula que o relógio usa, uma jornada, um gestor e um idioma.
Instale
Cole o domínio do seu Freshservice e a chave de API de um administrador, depois o id do grupo do RH e o workspace e o grupo para onde vão os chamados. A página de instalação confere a chave e os dois campos antes de deixar instalar.
Configure no app
Defina as jornadas e um calendário de feriados, marque as regras, escreva o texto do chamado e rode o primeiro mês na aba Executar.
Funciona no Freshservice. O Freshservice só mostra apps de página inteira para agentes, então quem do RH for rodar o app precisa ser agente no grupo do RH; os demais agentes veem um aviso e nada mais. O app está em inglês e português (Brasil), e os chamados saem no idioma do próprio funcionário, inglês ou português.
O arquivo do ponto nunca sai do navegador.
O app não tem servidor nosso. O arquivo do ponto é lido no navegador do agente do RH e nunca é enviado nem guardado. O app chama só a API do seu próprio Freshservice, pela plataforma da Freshworks, e guarda as definições do RH, o histórico de execuções e uma memória de 12 meses de qual funcionário teve qual dia aberto ou descartado no armazenamento do app na plataforma da Freshworks, dentro da sua conta. Nada é enviado à Red Lotus nem a terceiros: nenhum script, CDN ou serviço externo.
A chave de API do Freshservice é um parâmetro de instalação secure: a plataforma da Freshworks a guarda criptografada e nunca a envia ao navegador. Desinstalar apaga o armazenamento do app; os chamados e as respostas são seus e continuam no Freshservice.
Perguntas antes de instalar.
Quanto custa?
USD 149 por conta do Freshservice por mês, seja qual for o número de agentes. A Freshworks faz a cobrança, na sua conta da Freshworks. Nós nunca vemos os seus dados de pagamento.
Ele altera o registro de ponto?
Não. Ele abre o chamado com os dias e as marcações em questão; o funcionário responde no chamado, e o RH ajusta o registro no sistema de ponto ou na folha com a palavra do funcionário guardada.
Que arquivos de ponto ele lê?
AFD nos três leiautes oficiais, sem configuração, e qualquer exportação em CSV depois que as colunas são descritas em Formatos de arquivo. Vários arquivos podem entrar numa execução só.
E se alguém do arquivo não está no Freshservice?
As matrículas que o app não conseguiu ligar aparecem como avisos depois do Analisar, e nada é aberto para elas. Coloque a matrícula no solicitante e rode de novo.
O que acontece se eu desinstalar?
Os chamados e as respostas continuam no Freshservice. A Freshworks apaga o armazenamento do app: jornadas, calendários, regras, texto do chamado, histórico e a memória dos dias abertos.
Onde eu consigo o app?
Ele está a caminho do Freshworks Marketplace. Enquanto não aparece lá, fale com a gente e nós o instalamos na sua conta como app personalizado.
Um mês de marcações, revisado numa tarde.
A gente instala, configura com você os campos, as jornadas e o calendário, e roda o primeiro mês junto. Vem conversar.
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